KSeF obowiązkowy - jak się przygotować?

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma służąca do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System automatycznie przekazuje dane z faktur do organów podatkowych, eliminując potrzebę składania deklaracji VAT-7 i JPK_VAT.

Główne cele KSeF:

• Digitalizacja obiegu faktur w Polsce
• Ograniczenie luki podatkowej VAT
• Uproszczenie obowiązków sprawozdawczych
• Przyspieszenie zwrotów VAT
• Zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego

Kto musi korzystać z KSeF?

Od 1 stycznia 2025 roku z systemu KSeF muszą korzystać:

• Wszyscy czynni podatnicy VAT - bez względu na obroty
• Podatnicy zwolnieni z VAT - wystawiający faktury VAT marża
• Rolnicy ryczałtowi - w określonych przypadkach
• Organy administracji publicznej - jako odbiorcy faktur

Jak działa KSeF?

System KSeF funkcjonuje w oparciu o strukturalne faktury XML, które są automatycznie weryfikowane i przesyłane do urzędu skarbowego.

Proces wystawiania faktury w KSeF:

1. Przygotowanie danych - wprowadzenie danych do systemu lub oprogramowania
2. Generowanie XML - automatyczne utworzenie strukturalnej faktury
3. Autoryzacja - podpisanie faktury kwalifikowanym certyfikatem lub profilem zaufanym
4. Przesłanie do KSeF - automatyczne przekazanie faktury do systemu
5. Weryfikacja - sprawdzenie poprawności danych przez system
6. Nadanie numeru KSeF - przyznanie unikalnego numeru referencyjnego
7. Udostępnienie odbiorcy - automatyczne udostępnienie faktury odbiorcy

Sposoby korzystania z KSeF

Przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu na kilka sposobów:

1. Portal podatkowy

• Bezpłatny dostęp przez stronę podatki.gov.pl
• Idealne dla firm z niewielką liczbą faktur
• Wymaga ręcznego wprowadzania danych

2. Oprogramowanie księgowe

• Integracja z istniejącymi systemami
• Automatyzacja procesu wystawiania faktur
• Wymaga aktualizacji lub wymiany oprogramowania

3. API KSeF

• Dla firm z własnymi systemami IT
• Pełna automatyzacja procesów
• Wymaga wiedzy technicznej

Kroki przygotowania do KSeF

Aby smooth przejść na system KSeF, należy wykonać następujące kroki:

1. Analiza obecnych procesów

• Przeanalizuj obecny sposób wystawiania faktur
• Zidentyfikuj punkty wymagające zmian
• Oceń liczbę faktur wystawianych miesięcznie

2. Wybór metody dostępu

• Portal podatkowy - dla mniejszych firm
• Oprogramowanie księgowe - dla średnich firm
• Własne rozwiązania API - dla dużych firm

3. Przygotowanie autoryzacji

• Uzyskaj profil zaufany lub certyfikat kwalifikowany
• Zarejestruj się w systemie KSeF
• Ustaw uprawnienia dla pracowników

4. Aktualizacja oprogramowania

• Sprawdź zgodność obecnego oprogramowania z KSeF
• Zaplanuj aktualizację lub migrację
• Przetestuj integrację z systemem

5. Szkolenie zespołu

• Przeszkol pracowników odpowiedzialnych za faktury
• Przygotuj procedury obsługi systemu
• Zaplanuj wsparcie w okresie wdrożenia

Najczęstsze wyzwania i jak je rozwiązać

Problem: Brak kompatybilnego oprogramowania

Rozwiązanie: Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania w sprawie aktualizacji lub rozważ zmianę na system obsługujący KSeF.

Problem: Złożone faktury z wieloma pozycjami

Rozwiązanie: Zaplanuj czas na przygotowanie szablonów i automatyzację wprowadzania danych.

Problem: Brak wiedzy technicznej

Rozwiązanie: Skorzystaj z pomocy księgowego lub doradcy technicznego specjalizującego się w KSeF.

Problem: Obawy o bezpieczeństwo danych

Rozwiązanie: System KSeF spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa. Dane są szyfrowane i chronione na poziomie państwowym.

Korzyści z wdrożenia KSeF

Pomimo początkowych wyzwań, KSeF przynosi wiele korzyści:

• Automatyzacja składania deklaracji VAT - koniec z JPK_VAT
• Szybsze zwroty VAT - automatyczna weryfikacja danych
• Redukcja błędów - automatyczna walidacja faktur
• Oszczędność czasu - eliminacja podwójnego wprowadzania danych
• Lepsza kontrola obrotów - automatyczne zestawienia i raporty
• Zgodność z prawem - automatyczne aktualizacje zmian przepisów

Harmonogram wdrożenia

Zalecany harmonogram przygotowań do KSeF: